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Design Thinking Week 21: El amor en tiempos del COVID

¿Cómo podemos ayudar a los wedding planners a continuar ofreciendo sus servicios a pesar de las restricciones del COVID para que ellos/as y sus stakeholders reactiven sus negocios?


Equipo: Angela Zuluaga, Julia Mendive, Flavia Ordoñez y Christian Avilés


Uno de los problemas más comunes durante la pandemia ha sido la falta de comunicación entre el público general, los comercios, e incluso el gobierno. Un año después de haber comenzado el confinamiento todavía no nos acostumbramos a la gran incertidumbre que cubre el planeta sobre el estado de la pandemia y sus efectos directos e indirectos en la economía, la sociedad y la política.


Desafortunadamente, el confinamiento puso fin a muchos negocios, pero también ha creado nuevas formas y alternativas de creación e intercambio. En el plano de las relaciones humanas, el confinamiento produjo efectos adversos, pero también vislumbro cualidades positivas que muchos olvidamos. La falta de movimiento y distanciamiento social nos hizo vulnerables en algunos aspectos pero también fuertes en otros; nos hizo reflexionar en nuestras relaciones más cercanas, valorar nuestros lazos sociales, como también creer en el amor.


Este proyecto está dedicado a todos aquellos coordinadores que planifican para los novios el día más feliz en sus vidas.



I. Contexto y problema:


La pandemia del COVID-19 se ha infiltrado en todos los sectores de nuestra sociedad, provocando la peor crisis económica global desde la Gran Depresión de 1930. Las medidas de restricción en contra de la propagación del virus pusieron a la mitad del mundo en confinamiento, desestabilizando múltiples mercados en varios grados de severidad. Desafortunadamente, los negocios pequeños han sido de los más afectados en el escenario pandémico.


En el contexto específico de España, entre los sectores más afectados se encuentran los servicios de alojamiento y ocio. Al saber que el confinamiento prohibía cualquier reunión de más de 10 personas, comenzamos nuestro proyecto pensando en los diferentes mercados que facilitan la realización de eventos culturales conocidos por su numerosa inclusión de personas. Fue así como llegamos a las bodas: o aquella reunión donde los novios invitan a toda la familia para juntos ser testigos de su gran amor.


Matrimonios en España en 2020

El 2020 significó una caída pronunciada en el número de matrimonios. Durante el primer semestre de 2020 se registraron 28.327 matrimonios, un 60.8% menos que en el mismo periodo en el 2019. Además, en comparación con los últimos siete años, se trata de la cifra más baja alcanzada en el primer semestre del año. A saber que las bodas son un evento de alto coste pues solicitan varios negocios para el antes, durante y después de la ceremonia (comida, alojamiento, belleza, entretenimiento, entre otros), podemos asumir que la pospuesta y cancelación de bodas afectó de manera significativa a todo comercio envuelto en la misma.


Más aún, no hay otro negocio más dependiente de las bodas que la planificación de esta: la gestión de el/la wedding planner. Su responsabilidad es planificar, dirigir, y gestionar todas las partes y recursos envueltos en este pomposo evento que requiere meses de planificación. Su rol es central pues son el enlace entre los novios, el gobierno, y los proveedores de servicios. Este hecho produjo la siguiente pregunta, ¿qué pasará con los wedding planners cuando las bodas ya no puedan ser los eventos que conocemos?


Divorcios en España

No obstante, cabe notar que el confinamiento afectó tanto a los futuros esposos como a los matrimonios existentes. Una vez comenzó el confinamiento (primer trimestre del 2020), solo 16.476 divorcios fueron solicitados en los primeros seis meses. Sin embargo, una vez se relajó el confinamiento (tercer trimestre), la cifra de divorcios aumentó a 28.779 en los últimos seis meses del año. Es decir, la demanda de divorcios aumentó un 16.6% en comparación al mismo periodo año pasado, después de bajar un 40% durante los primeros seis meses del año, marcado por el confinamiento.


Escenario Post pandemia

Según historiadores, sociólogos y epidemiólogos, la pandemia acabará. Se estima que será para el 2024 cuando la vida vuelva a ser similar a la normalidad que antes conocíamos. Sin embargo, como explica el Dr. Nicholas Christakis, profesor de Yale, una vez que terminan las pandemias, a menudo hay un período en el que la gente busca una intensa interacción social, y, como pasó en los “locos años 20’s” después de la influenza de 1918, Christakis predice que habrá toda serie de excesos una vez acabe la pandemia COVID. Esta opinión se relaciona a la entrevista que hicimos a una wedding planner, quien nos contó que ha habido un número creciente de parejas que planean casarse en el 2022.


II. Reto


Interesados en estudiar cómo se han afectado las economías de los wedding planners –cuyo trabajo está íntimamente relacionado a otras economías que hacen posible el evento de la boda–, desarrollamos el siguiente reto: ¿cómo podemos ayudar a los wedding planners a continuar ofreciendo sus servicios a pesar de las restricciones del COVID para que ellos y sus stakeholders reactiven sus negocios?


El primer paso para comprender la situación del wedding planner es aprender de los mismos: empatizar con nuestro sujeto.



III. Empatizar


Entrevistas

En el proceso de practicar empatía, decidimos entrevistar a diferentes stakeholders: el wedding planner y parejas de esposos que se casaron durante el 2020 o que planean casarse próximamente. Estas entrevistas nos ayudaron a comprender con más cercanía las dificultades que pasó (o está pasando) cada uno de los actores y las medidas que tomaron ante la situación.


Nuestras entrevistas fueron practicadas usando la técnica GRAMS (Goals, Reality, Alternatives, Meaning, Solution), desarrollado por Gary van Broekhoven. Este formato nos facilitó obtener información específica sobre el sujeto de interés según los asuntos destacados por dicha técnica.


Entrevista a wedding planner

Ana es una coordinadora de bodas con 8 años de experiencia. Su trabajo no tiene descanso. En Puerto Rico, donde reside, la temporada de bodas dura de noviembre hasta agosto (son pocas las bodas que se realizan en septiembre y octubre debido a que es temporada de huracanes).


Ana nos cuenta que la industria de las bodas en Puerto Rico produce unos 500 millones de dólares al año. El costo promedio de cada boda se estima entre 30 a 40 mil dólares.


Desafortunadamente, el 2020 significó una desestabilización económica para su negocio. Debido al confinamiento, 28 bodas fueron pospuestas, provocando una pérdida de 65,000 dólares. Entre los ajustes necesarios para mejorar la situación, Ana tuvo que hacer modificaciones a su empleomanía y buscar otras formas de producir dinero. Sus acciones más exitosas fueron crear un curso en línea para wedding planners, y dar consultas por hora.

Una vez levantado el confinamiento, pero con restricciones aún vigentes, el gobierno de Puerto Rico permitió la celebración de bodas bajo la aprobación de dispensas: documento que aprueba la validez de un local según las restricciones para el control de la pandemia. Una de las restricciones impuestas fue que el número de invitados no podía sobrepasar el treinta por ciento de la capacidad del local. Esta medida provocó la celebración de bodas más íntimas, donde se sustituyó el tradicional baile por la cena.


Sin embargo, el hecho de hacer ceremonias más simples no disminuyó la carga de trabajo. La pandemia aumentó el estrés de todo el mundo y Ana estaba en medio de toda la incertidumbre. Todos querían respuestas que ella no tenía.


En cuanto a los novios, Ana nos contó cómo fue que tuvo volver a poner en práctica sus conocimientos en psicología aprendidos durante su carrera universitaria. Pues el proceso de negación ante la pandemia fue un evento difícil de superar para muchas parejas cuyas bodas fueron pospuestas.


Según Ana, hay un número importante de parejas que esperan casarse en el 2022. Quizás podemos decir que el COVID fue la prueba de fuego para muchas parejas.


Persona

Para entender la situación actual de los coordinadores de bodas, decidimos crear un arquetipo en base a la información investigada: entrevistas, noticias, etc. Nuestro arquetipo nos ayudó a practicar mayor empatía con nuestro sujeto, la persona a quien queremos ayudar. Fue así como aprendimos de sus miedos, frustraciones, dificultades, deseos, y necesidades; sobre la información que saben y la información que desean saber; sobre cómo han vivido la incertidumbre actual; sobre sus planes actuales y futuros. De esta manera creamos a Valentina.


Valentina es una wedding planner con 8 años de experiencia. Su trabajo es gestionar todos los recursos necesarios y solicitados en las bodas. No es un trabajo fácil, pues requiere ser polifacética. Valentina hace de consejera (a veces psicóloga) para los novios, de administradora para los proveedores de servicios que se utilizan en las bodas, y de comunicadora en el evento. No hay carrera para ser un wedding planner, es algo que se aprende en la práctica.


Tristemente, su trabajo ha sido impactado económicamente durante la pandemia, teniendo una pérdida de más de $65,000. A causa del confinamiento, muchas bodas han sido pospuestas y otras canceladas. Esto ha provocado gran frustración en los novios (quienes deseaban una fecha específica para su boda –como el día de su primer beso–) y los proveedores de servicios (cuyos ingresos dependen de eventos). Para acentuar la situación, muchos negocios (floristas, pasteleros, etc.) han cerrado. Esto ha detenido el negocio de las bodas y dejado a los wedding planners en hold.


En la actual incertidumbre, a Valentina se le presenta la dificultad de reunir nuevas parejas y proveedores de servicios de la manera más fácil y conveniente, manteniendo una eficaz comunicación con todas las partes.


El mayor deseo de Valentina es continuar arreglando bodas para hacer felices a más parejas.


Stakeholders

Como nos muestran las entrevistas, entre las varias inquietudes presentes en el proceso, todas coincidieron que la pandemia aumentó significativamente el estrés de la boda, y provocó una gran falta de comunicación entre las diferentes partes envueltas en el evento. En adición, varias de las parejas comentaron haber estado preocupadas por sus recursos monetarios debido al aplazamiento de las fechas de las bodas y la incertidumbre de sus vidas profesionales.



IV. Definir


Una vez estudiado el contexto y los actores, nuestro principal interés fue definir cuáles fueron los patrones comunes del proceso en la planificación de las bodas, antes, durante y después del confinamiento. Nuestra investigación nos llevó a obtener los siguientes insights.


1. A pesar de las restricciones de la pandemia, las parejas no renunciaron a su boda. La mayoría de las bodas fueron pospuestas pero no canceladas. Cancelar la boda significaba una pérdida en la inversión del evento.


2. La pandemia provocó una gran incertidumbre en los recursos que tienden a ser solicitados en las bodas, pues muchos comercios tuvieron pérdidas que acabaron con sus negocios.


3. El evento de la pandemia puso la mayoría de las relaciones en prueba provocando, por un lado, un número creciente de rupturas matrimoniales, y, por otro lado, un número creciente de ceremonias para el 2022. Consecuentemente, se espera un aumento significativo de bodas en el escenario post pandemia.


4. El wedding planner es un guía, un planificador, un gestor, y un apoyo emocional para las parejas.


5. Debido a las restricciones de la pandemia, nuevos formatos de bodas han sido puestos en práctica. El uso de la tecnología para la transmisión de las bodas por videollamadas, y las bodas de pocos invitados (microweddings), se han vuelto la norma en el escenario pandémico.



V. Idear


Propuesta

Como solución a la desestabilización económica que los wedding planners y sus proveedores han sufrido en los meses de confinamiento y pandemia nuestra propuesta es la creación de una app que facilite la conveniente comunicación entre los wedding planners, los novios y los proveedores de servicios. Así, la creación de conexiones entre las diferentes partes, con sus preferencias comunicadas de antemano, podrá facilitar la acogida de mayores parejas bajo la agenda del wedding planner.


Sin embargo, nuestra propuesta va más allá al incluir en nuestra app la celebración de los divorcios. Así nace LOVE PLANNER un wedding/divorce hub que permitirá filtrar los intereses y las prioridades de los novios o futuros solteros con las ofertas actuales y así mismo ser el punto de conexión entre planners sin clientela, clientes sin contactos y proveedores sin demanda. Es una gran red que facilita y agiliza el proceso de decisiones, te conecta con tu guía más compatible, y reduce el tiempo y los recursos a través de la automatización de procesos.





Para el amor: Love Planner para matrimonios

Love Planner promete conectar a los wedding planners con parejas que desean casarse. A través de una serie de filtros sobre las decisiones de los novios respecto a sus preferencias, presupuesto, número de invitados, y la localidad, esta app permitirá acelerar el proceso de planificación a través de una vía efectiva y conveniente de comunicación.


Para beneficio de los novios, esta app podrá también disminuir el coste de la celebración a través de la automatización de servicios, pues ya no será necesario llamar al recepcionista y/o hacer una cita de orientación con el planner, pues estos pasos serán incorporados en las funcionalidades de la app.


Por otro lado, la app también tiene el beneficio de conectar a los wedding planners con los proveedores a través de la promoción de sus servicios en dicha plataforma.


Para el post amor: Love Planner para los divorciados

Como muestra nuestra investigación, la pandemia afectó a todas las parejas; es imposible ignorar la cifra elevada de rupturas matrimoniales una vez acabado el confinamiento. Diferente al discurso popular, nosotros creemos que el final de un matrimonio también debería celebrarse pues todo fin es un nuevo comienzo. Las rupturas matrimoniales no deberían ser estigmatizadas sino también festejadas. Así, tomando esta tendencia en consideración, proponemos expandir las funciones del/la wedding planner para que este/a también sea el/a encargado/a de coordinar la celebración de los divorcios. Esta app también podrá conectar el planner con los futuros solteros quienes también desean celebrar su divorcio y nuevo comienzo de sus vidas. Nuestra ambición es expandir el mercado de los planners.


Love Planner es una app moderna que condena la estigmatización y celebra las decisiones importantes de la vida. Su función es promover la felicidad. Similar a el Love Planner para matrimonios, esta app podrá facilitar el proceso de planificación a través de una vía efectiva y conveniente de comunicación. La misma incorpora opciones según las preferencias más solicitadas para las celebraciones --según el contexto actual.


Por otro lado, la app también tiene el beneficio de conectar a los wedding planners con los proveedores a través de la promoción de sus servicios en dicha plataforma.



VI. Prototipo y Testeo


Desarrollo de la App

La plataforma web diseñada para el usuario planner está estructurada de manera que facilita la organización y desarrollo de las tareas. En el menú lateral tiene acceso a la agenda de tareas y eventos personalizados. Puede acceder asimismo a un dashboard donde puede ver los proyectos en curso, así como los finalizados. En cada proyecto tiene las funcionalidades de crear y clasificar tareas, crear un moodboard, y establecer un calendario con fechas. Este panel puede ser compartido (modo visualización) con el usuario que solicita el evento. El planner puede también acceder a una visión de todos los proveedores por categorías, buscar en la base de datos y contactar con ellos de manera rápida (mail). En el menú superior tendrá acceso a un feed de noticias y tendencias que elija (instagram, twitter, painterest), así como a una bandeja de entrada de sus correos para establecer comunicación directa con proveedores y usuarios. Esta plataforma está diseñada para ser una red de wedding/divorce planners.



App para usuarios (novios o divorciados)

El usuario ingresa en la aplicación y selecciona en primera instancia la tipología del evento. El flujo se compone de sencillos pasos que actúan a modo de filtro: el presupuesto, las fechas y las tres preferencias de inversión de capital. Con estos filtros la app selecciona desde su base de datos, los perfiles de los Planners que se adapten mejor (sistema de tag), y le muestra al usuario una lista con aquellos perfiles que estén más cerca.


Pueden acceder al siguiente enlace para ver el prototipo de nuestra app. Una vez en la app, podrán explorar ambas opciones: Happy Divorce o Happy Wedding.



VII. Implementación


Propuesta de valor

A saber los desafíos que enfrentamos en el mundo pandémico y las varias e importantes responsabilidades que tienen los wedding planners, nuestra apuesta es proveer un producto que pueda facilitar la gestión del evento matrimonial. En adición, nuestra app pretende ser un transgresor de expectativas sociales, promoviendo nuevos entendidos sobre el amor, fomentando la empatía sobre el estigma. Los finales deben de celebrarse tanto como los comienzos, pues toda clausura abre nuevas puertas. Al incluir la celebración de las rupturas matrimoniales, nuestro producto pretende expandir el mercado para los planners --aquellos gestores que nos ayudan a celebrar la vida.


VIII. Cuestiones pendientes


Hemos optado por abordar el problema desde 2 perspectivas:

  • Desde la estrategia del océano rojo: hay miles de páginas y herramientas que ayudan a los novios en el proceso de organización. Pero están dispersas y no están acondicionadas al contexto Covid. Desde nuestra plataforma, buscamos facilitar y agilizar los esfuerzos de todos los actores involucrados, un espacio donde todos se vean beneficiados.

  • Desde la estrategia del océano azul: Trabajar con un target que normalmente no se explota. Los divorcios no tienen por qué ser siempre conflictivos, también se pueden celebrar, y quién puede hacerlo mejor que organizadores de eventos que ya cuentan con todos los contactos y habilidades necesarias. En este rubro no existe competencia y existe la libertad para proponer nuevas ideas sin restricciones, aprovechando que cada vez son más personas a las que les puede interesar este servicio.

Sin embargo, y tras las revisiones trabajadas durante la semana, es necesario cuestionarse si es que estas dos variantes del negocio deben manejarse juntas o por separado, ya que es posible que al verse juntas puedan percibirse como incompatibles. Es cuestión de verlo desde el punto de vista del usuario final y seguir probando hasta que le resulte cómodo y funcional.




IX. Referencias

André Dua, Kweilin Ellingrud, Deepa Mahajan, and Jake Silberg. “Which small businesses are most vulnerable to COVID-19 --and when.” Mckinsey & Company.

EFE. 2020 “Repuntan las demandas de divorcio tras la fuerte bajada durante el confinamiento.” Heraldo Nacional.

EP data. 2020. “Matrimonios, divorcios y separaciones, datos y estadísticas.” Europa Press Data.

Instituto Nacional de Estadísticas. 2020. “Estadísticas del Movimiento Natural de la Población (MNP) – Nacimientos, Defunciones y Matrimonios.” Instituto Nacional de Estadísticas.

International Monetary Fund. 2020. “World Economic Outlook: The Great Lockdown.” International Monetary Fund, Publication Services.

Jessica Glenza. 2020. “Epidemiologist looks to the past to predict second post-pandemic 'roaring 20s'.” The Guardian.

Josh Zumbrum. 2020. “Coronavirus Slump Is Worst Since Great Depression. Will It Be as Painful?.” The Wall Street Journal.

Maria del Mar, Santiago Fernandez, David Francés, y Ignacio Marcos. “España post COVID-19: de la resiliencia a la reinvención.” Mckinsey & Company.

Nicholas Christakis. 2020. Apollo's Arrow: The Profound and Enduring Impact of Coronavirus on the Way We Live.


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